Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen – Datenschutz
Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Website und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Telekommunikation‑Digitale‑Dienste‑Datenschutz‑Gesetz (TDDDG; vormals TTDSG).
Diese Erklärung informiert über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung beim Besuch und der Nutzung unserer Website und unserer telefonischen Dienste. Begriffe wie „personenbezogene Daten“ oder „Verarbeitung“ richten sich nach Art. 4 DSGVO.

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2. Verantwortliche Stelle
Hausverwaltung Barbara Dose e.K. – Barbara Dose
Emser Str. 5, 65307 Bad Schwalbach
Telefon: 06124 8866 E‑Mail: info@hausverwaltungdose.de

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3. Datenschutzbeauftragte*r
Ansprechpartnerin für Datenschutz: Barbara Dose, Emser Str. 5, 65307 Bad Schwalbach, Telefon: 06124 8866, E‑Mail: info@hausverwaltungdose.de

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4. Datenerfassung auf unserer Website (Server‑Log‑Dateien)
Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch Server‑Logs verarbeitet (z. B. Browsertyp/‑version, Betriebssystem, Referrer‑URL, Hostname, Zeitpunkt der Serveranfrage, IP‑Adresse). Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und IT‑Sicherheit). Die Daten werden regelmäßig automatisch gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

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5. Cookies und Einwilligung (TDDDG / DSGVO)
Unsere Website verwendet Cookies/ähnliche Technologien.

• Technisch erforderliche Cookies (z. B. zur Darstellung/Bedienbarkeit): Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

• Optionale Cookies (z. B. Statistik/Marketing): Setzung nur mit Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TDDDG. Beim ersten Besuch erscheint ein Consent‑Banner. Dort können Sie Ihre Auswahl treffen, später ändern oder widerrufen.
   

6. Kontaktaufnahme
Bei Kontakt per Formular, E‑Mail, Telefon oder Post verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich/vertraglich) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation). Löschung erfolgt nach Zweckerfüllung, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

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7. Analysetools und weitere Einbindungen
a) Google Analytics (sofern eingesetzt): Analyse des Nutzungsverhaltens zur Optimierung unseres Angebots. IP‑Anonymisierung ist aktiviert. Einsatz nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TDDDG). Widerruf jederzeit im Consent‑Banner.
b) Google Ads/AdSense (sofern eingesetzt): Werbung/Marketing nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
c) Google Fonts: Zur einheitlichen Darstellung von Schriften. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
d) Google Maps (sofern aktiv geladen): Darstellung von Karten. Rechtsgrundlage regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
e) Social‑Plugins (sofern eingesetzt): Werden erst nach Ihrer aktiven Freigabe geladen (2‑Klick‑Lösung). Rechtsgrundlage regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
f) Google reCAPTCHA (sofern eingesetzt): Missbrauchsschutz, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
g) Wix‑Apps: z. B. Kontaktformular/Blog/FAQ. Rechtsgrundlage je nach Einsatz Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

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8. Telefon‑ und KI‑gestützte Kommunikation, Automatisierung & Integrationen
a) Telefonannahme via Fonio (virtuelle Telefonassistenz)
Wir setzen Fonio zur Entgegennahme und Steuerung eingehender Anrufe ein. Verarbeitete Daten können insbesondere Rufnummer (Anrufer/Angerufener), Zeitstempel, Metadaten, Transkripte, kategorisierte Anliegen und – sofern von Ihnen genannt – Name, Adresse, E‑Mail umfassen.
Zwecke: Erreichbarkeit, Vorqualifizierung, Dokumentation und interne Vorgangsbearbeitung.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung, IT‑gestützte Erreichbarkeit). Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) holen wir ein, soweit erforderlich (z. B. für optionale Funktionen).
Speicherung/Ort: Die Verarbeitung erfolgt – soweit möglich – innerhalb der EU/EWR.

b) KI‑Verarbeitung (OpenAI) für Text‑/Sprachanalyse
Zur Datenklassifizierung nutzen wir KI‑Dienste von OpenAI über Schnittstellen. Dabei werden Transkript‑Ausschnitte, Gesprächskontexte und ggf. Kontaktdaten in minimiertem Umfang verarbeitet, um das Anliegen zu erkennen, zuzuordnen und interne Workflows zu steuern.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihres Anliegens) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (optimierte Abläufe). Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) holen wir ein, wenn dies erforderlich ist.
Einsatzprinzipien: Datenminimierung (nur erforderliche Inhalte), Pseudonymisierung wo möglich, kurze Aufbewahrungsfristen. Soweit verfügbar, nutzen wir Verarbeitung in EU/EWR‑Rechenzentren. Automatische Löschung bei Wiederspruch.

c) Automatisierung (n8n Cloud)
Zur technischen Orchestrierung (z. B. Webhooks, Datenabgleich, Benachrichtigungen) setzen wir n8n ein. Verarbeitete Daten entsprechen den unter a)/b) genannten Kategorien, jeweils zweckgebunden und datensparsam.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Verarbeitung erfolgt – soweit verfügbar – in der EU/EWR.

d) Webhooks/Protokolle
Beim Eingang eines Anrufs/Dialogs werden technische Protokolle (Zeit, Rufnummer sofern übermittelt, Status, interne IDs) verarbeitet, um den Ablauf zu ermöglichen und Missbrauch zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

e) Aufzeichnung von Telefonaten
Eine Audio‑Aufzeichnung erfolgt nur, wenn wir Sie zu Beginn klar informieren und Sie nicht widersprechen. Ohne Einwilligung wird nicht aufgezeichnet. Ein Widerruf ist jederzeit für die Zukunft möglich.

f) Empfänger / Kategorien von Empfängern
IT‑Dienstleister (Hosting/Telefonie/KI/Automatisierung), die wir sorgfältig auswählen und mit denen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) bestehen.

g) Drittlandübermittlungen
Soweit eine Übermittlung außerhalb der EU/EWR erforderlich ist, erfolgt sie nur bei Vorliegen der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder EU‑Standardvertragsklauseln) und zusätzlicher Schutzmaßnahmen.

h) Speicherdauer
Transkripte, Gesprächszusammenfassungen und zugeordnete Vorgangsdaten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Dokumentation gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung/Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist. Audio‑Aufzeichnungen (nur mit Einwilligung) werden nach dem genannten Zweck bzw. gesetzlichen Fristen gelöscht.

i) Kein ausschließlich automatisiertes Entscheiden
Es finden keine Entscheidungen mit Rechtswirkung ausschließlich automatisiert statt (Art. 22 DSGVO). Die KI dient ausschließlich der Assistenz.

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9. Newsletter
Sofern angeboten: Versand nur nach Anmeldung (Double‑Opt‑In). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Widerruf jederzeit über den Abmeldelink möglich.

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10. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen; anschließend Löschung oder Anonymisierung.

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11. Ihre Rechte als betroffene Person

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO

• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft
  Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz‑Aufsichtsbehörde. Zuständig ist regelmäßig die Behörde Ihres Wohnsitzes oder die für unseren Sitz zuständige Aufsichtsbehörde.
   

12. Datensicherheit (SSL/TLS‑Verschlüsselung)
Unsere Website nutzt SSL/TLS‑Verschlüsselung. Sie erkennen dies am „https://” und dem Schloss‑Symbol. So werden übermittelte Daten vor unbefugter Kenntnisnahme geschützt.

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13. Externe Links und Haftungsausschluss
Externe Links führen zu Inhalten Dritter. Auf deren Inhalte haben wir keinen Einfluss. Bei Bekanntwerden von Rechtsverstößen werden entsprechende Links umgehend entfernt.

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14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn dies rechtlich oder technisch erforderlich ist. Für Ihren erneuten Besuch gilt die jeweils aktuelle Fassung.

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Stand: 10/2025