Neue Hausverwaltung bestellen: Ablauf, Angebote und Beschluss für WEGs

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft, die eine neue Hausverwaltung bestellen möchte, sollte den Wechsel strukturiert vorbereiten. Entscheidend sind nicht nur Preis und Sympathie: Die Eigentümer brauchen eine ausreichende Vergleichsgrundlage, die wesentlichen Konditionen müssen rechtzeitig bekannt sein und Bestellung sowie Verwaltervertrag sollten sauber aufeinander abgestimmt werden.

Wichtig vorweg: Es gibt keine starre gesetzliche Regel „Es müssen immer drei Angebote vorliegen“. Bei der Neubestellung eines Verwalters sind nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs regelmäßig Alternativangebote einzuholen. Wie viele erforderlich sind, hängt vom Zweck des Vergleichs und vom Beurteilungsspielraum der Eigentümer ab.

1. Zuerst klären: Neubestellung oder Wiederbestellung?

Bei einer Neubestellung wird ein anderer Verwalter ausgewählt. Hier verlangt die BGH-Rechtsprechung regelmäßig eine belastbare Vergleichsmöglichkeit zwischen mehreren Bewerbern.

Bei der Wiederbestellung des amtierenden Verwalters ist die Lage anders: Alternativangebote sind nach dem BGH nur geboten, wenn sich seit der ursprünglichen Bestellung relevante Umstände verändert haben – etwa bei Qualitätsproblemen, einem verschlechterten Verhältnis oder Anhaltspunkten für deutlich günstigere gleichwertige Leistungen.

2. Den Zeitpunkt des Wechsels prüfen

Vor der Suche sollte geklärt werden, wann die bisherige Bestellung und der bestehende Vertrag enden und ob zuvor eine Abberufung erforderlich ist. Nach § 26 WEG kann die Bestellung grundsätzlich höchstens fünf Jahre dauern; bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Bestellung und Vertrag sind rechtlich unterschiedliche Ebenen. Deshalb sollten Laufzeit, Beginn und Ende so aufeinander abgestimmt werden, dass weder eine Verwaltungslücke noch unnötige Doppelbindungen entstehen.

3. Anforderungen an die neue Hausverwaltung festlegen

Bevor Angebote eingeholt werden, sollte die WEG ihr eigenes Objekt und den gewünschten Leistungsumfang beschreiben. Das erleichtert vergleichbare Angebote. Hilfreich sind insbesondere:

• Anzahl der Wohn- und Teileigentumseinheiten

• Objektstandort und Besonderheiten der Anlage

• aktueller Zustand und bekannte größere Maßnahmen

• laufende Rechtsstreitigkeiten oder besondere Beschlüsse

• gewünschte Kommunikations- und Digitalprozesse

• vorgesehener Beginn der Verwaltung

Eine Übersicht typischer Verwaltungsaufgaben finden Sie im Beitrag Aufgaben einer Hausverwaltung.

4. Alternativangebote einholen – aber richtig vergleichen

Der BGH verlangt bei der Neubestellung regelmäßig Alternativangebote, damit die Eigentümer eine fundierte Auswahl treffen können. Das bedeutet jedoch nicht, dass das niedrigste Angebot gewinnen muss – und auch nicht, dass genau drei Angebote zwingend vorgeschrieben sind. Der BGH hat ausdrücklich klargestellt, dass allein ein einziges Alternativangebot einen Bestellungsbeschluss nicht automatisch fehlerhaft macht, wenn der Zweck des Vergleichs erreicht wird.

Verglichen werden sollten nicht nur Grundpreise. Wesentliche Punkte sind:

• Grundvergütung und mögliche Zusatzvergütungen

• Leistungsumfang und Abgrenzung von Sonderleistungen

• Vertrags- und Bestellungsdauer

• Erreichbarkeit, Vertretungsregelung und feste Ansprechpartner

• Erfahrung mit vergleichbaren Objekten

• digitale Dokumenten- und Kommunikationsprozesse

• Versicherungsschutz und fachliche Qualifikation

5. Eigentümer rechtzeitig informieren

Ein Vergleich funktioniert nur, wenn die Eigentümer die Bewerber und die wesentlichen Angebotskonditionen vor der Abstimmung kennen. Nach BGH V ZR 110/19 sollen bei einer Neubestellung die Angebote oder jedenfalls die Namen der Bewerber und die Eckdaten ihrer Angebote grundsätzlich innerhalb der Einladungsfrist mitgeteilt werden. Zu den wichtigen Eckdaten gehören insbesondere Laufzeit und Vergütung sowie die Struktur der Vergütung.

Die aktuelle gesetzliche Einladungsfrist für eine Eigentümerversammlung soll nach § 24 Abs. 4 WEG – sofern keine besondere Dringlichkeit besteht – mindestens drei Wochen betragen. Der Tagesordnungspunkt muss außerdem so bezeichnet sein, dass erkennbar ist, worüber beschlossen werden soll.

6. Zertifizierter Verwalter: die Ausnahme für kleine WEGs beachten

§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zählt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Es gibt jedoch eine gesetzliche Ausnahme: Bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ist ein Wohnungseigentümer selbst zum Verwalter bestellt und verlangt weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter, greift diese Vorgabe nicht.

Die pauschale Aussage „Jeder Eigentümer kann in jeder WEG immer einen zertifizierten Verwalter verlangen“ ist deshalb zu weitgehend.

7. Beschluss über die Bestellung vorbereiten

Über Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer. Soweit Gesetz oder Vereinbarung nichts Abweichendes bestimmen, entscheidet bei Beschlüssen die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).

Der Beschluss sollte den ausgewählten Verwalter eindeutig bezeichnen und die Bestellungsdauer festlegen. Parallel sollten die wesentlichen Konditionen des Verwaltervertrags feststehen. In der Praxis bietet es sich an, Bestellung und Abschluss des Verwaltervertrags in aufeinander abgestimmten Beschlusspunkten zu behandeln.

8. Was gehört in den Verwaltervertrag?

Der Vertrag konkretisiert die Zusammenarbeit. Besonders wichtig sind:

• Vertragsbeginn und Laufzeit

• Grundvergütung und klar definierte Zusatzvergütungen

• Leistungsumfang und Sonderleistungen

• Vollmachten und interne Freigabegrenzen

• Kommunikations- und Berichtspflichten

• Regelungen für Vertragsende und Unterlagenübergabe

Die gesetzlichen Befugnisse des Verwalters ergeben sich insbesondere aus § 27 WEG; die Eigentümer können diese durch Beschluss einschränken oder erweitern.

9. Übergabe vom alten an den neuen Verwalter organisieren

Nach der Bestellung beginnt die praktische Übergabe. Dazu gehören typischerweise Gemeinschaftskonten, Beschlusssammlung, Verträge, Versicherungsunterlagen, technische Dokumente, Abrechnungsdaten, offene Vorgänge, Zugangsdaten und laufende Maßnahmen. Je klarer Übergabestatus und Fristen dokumentiert werden, desto geringer ist das Risiko, dass Aufgaben zwischen alter und neuer Verwaltung liegen bleiben.

10. Selbstverwaltung als Alternative?

Eine WEG kann grundsätzlich auch ohne externes Verwaltungsunternehmen organisiert werden. Gerade bei kleinen Gemeinschaften kann eine Eigentümerverwaltung in Betracht kommen. Sie bedeutet aber nicht, dass die gesetzlichen Anforderungen entfallen: Beschlüsse, Abrechnung, Fristen, Konten, Instandhaltung und Dokumentation müssen weiterhin ordnungsgemäß organisiert werden. Zusätzlich ist die oben erläuterte Sonderregel zum zertifizierten Verwalter zu beachten.

Checkliste für die Auswahl einer neuen Hausverwaltung

• Ende der bisherigen Bestellung und Vertragslage klären

• Objektdaten und gewünschten Leistungsumfang zusammenstellen

• geeignete Bewerber anfragen und Alternativangebote einholen

• Gesamtvergütung und Leistungen statt nur Grundpreis vergleichen

• Bewerber und Eckdaten rechtzeitig an alle Eigentümer kommunizieren

• Bestellung und Verwaltervertrag als klare Beschlussgegenstände vorbereiten

• Übergabe mit Unterlagen, Konten und offenen Vorgängen planen

Fazit

Eine neue Hausverwaltung sollte nicht anhand eines einzelnen Preises ausgewählt werden. Entscheidend ist eine nachvollziehbare Vergleichsgrundlage, rechtzeitige Information der Eigentümer und ein Beschluss, bei dem Bestellung und Vertragskonditionen zusammenpassen. Eine starre Drei-Angebote-Regel gibt es für die Verwalterneubestellung nicht; Alternativangebote sind aber regelmäßig erforderlich, damit die Eigentümer ihre Auswahl fundiert treffen können.

Wenn Ihre WEG eine neue Verwaltung sucht, können Sie uns die Objektdaten über unsere Angebotsanfrage übermitteln. Weitere Auswahlkriterien finden Sie außerdem in unserem Beitrag Die richtige Hausverwaltung finden.

Rechtsgrundlagen und Rechtsprechung

Stand: August 2026. Maßgeblich sind insbesondere §§ 19, 24, 25, 26, 26a und 27 WEG. Zur Auswahl und Information bei der Verwalterbestellung sind unter anderem BGH, Urteil vom 24.01.2020 – V ZR 110/19, BGH, Urteil vom 22.06.2012 – V ZR 190/11 und BGH, Urteil vom 02.07.2021 – V ZR 202/20 relevant. Den aktuellen Gesetzestext finden Sie beim Bundesministerium der Justiz unter Wohnungseigentumsgesetz (WEG).