Eine neue Hausverwaltung bestellen: Tipps & Hinweise

Die Beauftragung einer neuen Hausverwaltung ist zwar gesetzlich nicht immer verpflichtend, erweist sich jedoch bei größeren Wohnanlagen als äußerst sinnvoll. Eine Hausverwaltung übernimmt die umfassende Organisation rund um die Immobilie – von der Koordination der Dienstleistern bis hin zur finanziellen Verwaltung. Mehr Informationen zum Thema WEG-Verwaltung finden Sie auf unserer Seite.

Doch wie funktioniert die Bestellung einer Hausverwaltung genau? Was muss dabei beachtet werden, und welche Schritte sind notwendig? Dieser Leitfaden gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Rechtliche Grundlage und Vorgehen

Zwar ist die Beauftragung einer Verwaltung nicht verpflichtend, jedoch hat jeder Eigentümer das Recht, einen zertifizierten WEG-Verwalter zu fordern. Bei der Auswahl der Verwaltung sollten mindestens drei verschiedene Angebote eingeholt werden, die anschließend der gesamten Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) präsentiert werden. Eine einfache Stimmenmehrheit genügt, um eine Entscheidung zu treffen. Wichtig ist, dass der Verwaltervertrag korrekt und rechtssicher aufgesetzt wird, da er sonst im Nachhinein angefochten werden kann.

Schritte zur Bestellung einer Hausverwaltung

Der Prozess zur Bestellung einer Verwaltung gliedert sich im Wesentlichen in mehrere Abschnitte:

1. Auswahl einer passenden Hausverwaltung

Eigentümer können sich auf die Suche nach einer geeigneten Verwaltung in ihrer Region machen oder Empfehlungen aus dem Bekanntenkreis einholen. Jedoch ist es gerade für kleinere Eigentümergemeinschaften schwierig, eine Hausverwaltung zu finden.

Bei der Suche sollten wichtige Fragen berücksichtigt werden: Wo wird eine Immobilie zuverlässig und langfristig betreut? Habe ich einen zuverlässigen Ansprechpartner? Verläuft die Kommunikation zwischen Verwaltung und Eigentümergemeinschaft reibungslos?

Rechtlich ist es erforderlich, mindestens drei Angebote von verschiedenen Verwaltungen einzuholen. Dies verhindert, dass einzelne Eigentümer ausschließlich eigene Interessen verfolgen, etwa durch die Auswahl einer befreundeten Verwaltung.

2. Prüfung des Verwaltervertrags

Vor der Beauftragung sollten die wichtigsten Vertragsdetails festgelegt und kommuniziert werden. Folgende Punkte gehören in einen Verwaltervertrag:

• Vertragsparteien: Namen und Anschriften der Verwaltung sowie der Eigentümergemeinschaft.

• Vertragslaufzeit: Angaben zu Beginn, Ende und einer möglichen Probezeit. Standardverträge laufen meist drei Jahre. Eine automatische Verlängerung steht zwar noch immer in vielen Verwalterverträgen, ist aber nicht sinnvoll, da die Eigentümergemeinschaft eine Verlängerung der Verwalterbestellung immer beschließen muss. Ohne diesen Beschluss ist eine Hausverwaltung mit Ablauf des Bestellungszeitraums nicht mehr berechtigt, im Namen der Gemeinschaft tätig zu werden. Abweichende Regelungen im Verwaltervertrag (Verlängerungsklauseln) sind hierbei unerheblich.

• Aufgabenbereiche: Alle Zuständigkeiten der Verwaltung, wie in § 27 und § 28 WEG definiert, Regelungen, die in der Gemeinschaftsordnung der Liegenschaft festgehalten sind sowie ergänzende Regelungen.

• Finanzverwaltung: Die Verwaltung aller Konten der WEG, etwa Hausgeldkonten und Rücklagen, sollte genau geregelt werden, einschließlich der Verfügungsgrenzen.

• Vergütung: Die Höhe der Vergütung und etwaige Zusatzkosten, z. B. für Sonderleistungen, müssen transparent aufgeführt werden.

• Haftung: Der Abschluss einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung ist für gewerbliche Verwaltungen verpflichtend und sollte im Vertrag vermerkt werden.

• Rückgabe von Unterlagen: Bei Vertragsende müssen alle Unterlagen an die Gemeinschaft zurückgegeben werden.

3. Vorstellung und Beschlussfassung

Die eingeholten Angebote werden in einer Eigentümerversammlung vorgestellt. Hierbei können entweder Vertreter der Verwaltungen persönlich erscheinen oder ihre Angebote schriftlich präsentieren. Da Hausverwaltungen oftmals zur gleichen Zeit eigene Eigentümerversammlungen durchführen müssen, kann es vorkommen, dass eine persönliche Vorstellung nicht möglich ist. In der Regel lässt sich jedoch vorab ein persönliches Kennenlernen mit dem Verwaltungsbeirat und interessierten Eigentümern organisieren, damit die Eigentümergemeinschaft einen Eindruck von der Hausverwaltung bekommt.

Die Versammlung muss entsprechende Tagesordnungspunkte enthalten, beispielsweise „Wahl einer neuen Hausverwaltung“ und „Beschluss über den Verwaltervertrag“. Während der Eigentümerversammlung wird über die Angebote abgestimmt – eine einfache Mehrheit genügt. Dabei sollte auch festgelegt werden, welcher Eigentümer den Verwaltervertrag unterschreibt und anschließend für die Eigentümergemeinschaft aufbewahrt.

Selbstverwaltung als Alternative

Vor allem in kleinen Gemeinschaften kann die Selbstverwaltung eine Alternative zur Beauftragung einer externen Verwaltung sein. Diese Option bietet finanzielle Vorteile und mehr Unabhängigkeit, erfordert jedoch Fachwissen, Zeit und eine sorgfältige Organisation, da die selben rechtlichen Rahmenbedingungen wie bei einer professionellen Verwaltung eingehalten werden müssen. Hierbei gibt es also einige Fallstricke und rechtliche Risiken, die zu beachten sind.

Die Vor- und Nachteile sollten daher genau abgewogen werden.

Zusammenfassung

Eine sorgfältige, frühzeitige Planung und rechtliche Absicherung sind bei der Bestellung einer Hausverwaltung unerlässlich. Eigentümer sollten stets mehrere Angebote vergleichen, bevor sie eine Entscheidung treffen, und darauf achten, dass der Verwaltervertrag klar und umfassend formuliert ist. Für kleinere Gemeinschaften kann auch die Selbstverwaltung eine interessante Option darstellen, sofern die Voraussetzungen gegeben sind.

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