Betriebskostenabrechnung erstellen lassen: Was Kosten und Aufwand beeinflusst
Was kostet es, eine Betriebskostenabrechnung erstellen zu lassen? Eine pauschale Antwort ist darauf nur schwer möglich. Der Aufwand hängt nicht allein von der Anzahl der Wohnungen ab. Entscheidend ist auch, wie das Objekt aufgebaut ist, ob es im Abrechnungsjahr Besonderheiten gab und in welchem Zustand uns die notwendigen Unterlagen übergeben werden.
Eine Abrechnung für ein bekanntes Objekt mit unveränderten Mietverhältnissen und vollständig vorliegenden Unterlagen verursacht einen anderen Aufwand als die erstmalige Abrechnung eines Objekts mit mehreren Mieterwechseln, verschiedenen Zählern, fehlenden Belegen oder ungeklärten Vorauszahlungen.
Deshalb kalkulieren wir Betriebskostenabrechnungen abhängig vom tatsächlichen Aufwand. Einen Teil dieses Aufwands gibt das Objekt vor. Einen anderen Teil können Vermieter durch eine vollständige und nachvollziehbare Unterlagenübergabe selbst beeinflussen.
Wovon hängt der Aufwand einer Betriebskostenabrechnung ab?
Vereinfacht lässt sich der Aufwand in drei Bereiche unterteilen.
Der erste Bereich ist der Grundaufwand des Objekts. Dazu gehören beispielsweise die Anzahl der Einheiten, Mieter und abzurechnenden Kostenarten.
Hinzu kommt die fachliche Komplexität. Mieterwechsel, Leerstände, unterschiedliche Umlageschlüssel, Zählerwechsel, mehrere Wassersysteme, Gewerbeeinheiten oder besondere Direktzuordnungen können die Bearbeitung aufwendiger machen.
Der dritte Bereich ist der Aufbereitungsaufwand der Unterlagen.
Gerade diesen dritten Bereich können Vermieter beeinflussen.
Wenn alle notwendigen Rechnungen vorhanden sind, Änderungen gegenüber dem Vorjahr mitgeteilt wurden und Vorauszahlungen sowie Zähler eindeutig nachvollziehbar sind, können wir direkt mit der Prüfung und Abrechnung beginnen.
Sind die Unterlagen dagegen auf mehrere E-Mails, Papierordner und einzelne Dateien verteilt, fehlen Rechnungsseiten oder müssen Mieterwechsel und Zahlungen zunächst rekonstruiert werden, gehört auch diese Aufbereitung zum Auftrag.
Das bedeutet nicht, dass Unterlagen bereits perfekt vorbereitet sein müssen. Wir übernehmen sowohl digitale als auch Papierunterlagen, sortiert oder bei Bedarf auch unsortiert. Für die Kalkulation ist entscheidend, wie viel zusätzliche Arbeit vor der eigentlichen Abrechnung noch für Digitalisierung, Sortierung, Zuordnung oder die Rekonstruktion fehlender Zusammenhänge erforderlich ist.
Sie müssen die Abrechnung nicht für uns vorbereiten
Eine strukturierte Übergabe bedeutet nicht, dass Sie bereits eine eigene Buchhaltung erstellen oder die Betriebskosten selbst auf die einzelnen Mieter verteilen sollen.
Wir benötigen in erster Linie vollständige Unterlagen und klare Angaben zu den tatsächlichen Verhältnissen im Objekt.
Sie müssen deshalb insbesondere
keine Buchungskonten vergeben,
keine Kostenanteile der einzelnen Mieter ausrechnen,
keine Rundungsdifferenzen verteilen,
Rechnungsbeträge nicht noch einmal für uns abtippen und
keine besonderen Importdateien erstellen.
Wenn Sie bei einer Rechnung oder Zahlung selbst nicht sicher sind, wie diese zu behandeln ist, ist ein kurzer Hinweis darauf hilfreicher als eine vorsorgliche Zuordnung, die später wieder zurückverfolgt werden muss.
Bei neuen Objekten ist die Vorjahresabrechnung besonders wichtig
Wenn wir ein Objekt erstmals für Sie abrechnen, sollten uns – soweit vorhanden – die vollständigen und endgültigen Abrechnungsunterlagen des Vorjahres übergeben werden.
Haben wir die vorherige Betriebskostenabrechnung selbst erstellt, kennen wir bereits viele Grundlagen des Objekts. Bei einem neuen Abrechnungsobjekt müssen diese Informationen dagegen zunächst ermittelt werden.
Die Vorjahresabrechnung ist deshalb eine wichtige Vergleichsgrundlage. Aus ihr lässt sich beispielsweise nachvollziehen,
welche Einheiten bisher berücksichtigt wurden,
welche Wohn- oder Nutzflächen verwendet wurden,
nach welchen Schlüsseln Kosten verteilt wurden,
wie Heiz- und Wasserkosten eingebunden wurden und
ob es besondere Zuordnungen oder sonstige objektspezifische Besonderheiten gibt.
Wenn vorhanden, sollten neben den Einzelabrechnungen deshalb auch die damalige Gesamtkostenaufstellung, die vollständige Heizkostenabrechnung sowie vorhandene Zähler- oder Umlagelisten mit übergeben werden.
Die frühere Abrechnung wird dabei nicht einfach ungeprüft fortgeschrieben. Sie hilft uns vielmehr, die bisherige Abrechnungssystematik zu verstehen und gezielt zu prüfen, was sich im neuen Abrechnungsjahr verändert hat.
Gerade bei einem erstmals übernommenen Objekt können vollständige Vorjahresunterlagen erheblichen Rekonstruktionsaufwand und zahlreiche Rückfragen vermeiden.
Besonders hilfreich: Was hat sich gegenüber dem Vorjahr geändert?
Neben der Vorjahresabrechnung hilft uns eine kurze Übersicht der Veränderungen.
Dafür ist keine aufwendige Tabelle notwendig. Eine einfache Word-Datei, PDF, Excel-Liste oder übersichtliche E-Mail reicht aus.
Mitgeteilt werden sollten insbesondere:
Mieterwechsel sowie Ein- und Auszüge,
Leerstände oder Eigennutzung,
Änderungen von Wohn- oder Nutzflächen,
Änderungen der Betriebskostenvorauszahlungen,
neue oder geänderte Umlageschlüssel,
Zählerwechsel,
neue oder weggefallene Einheiten,
besondere Kosten, die einer bestimmten Einheit zugeordnet werden sollen,
sonstige Besonderheiten des Abrechnungsjahres.
Auch die Information, dass sich etwas nicht verändert hat, kann wichtig sein.
Ein Hinweis wie „Wohnflächen und Umlageschlüssel gegenüber dem Vorjahr unverändert“ ist eindeutiger, als wenn diese Angaben einfach fehlen. Wir wissen dann, dass die Daten bewusst geprüft wurden und nicht versehentlich vergessen worden sind.
Welche Unterlagen brauchen wir für die Betriebskostenabrechnung?
Die genaue Zusammenstellung hängt vom jeweiligen Objekt ab. Für eine normale Betriebskostenabrechnung sollten im Wesentlichen folgende Informationen vollständig vorliegen:
endgültige Vorjahresabrechnung, insbesondere wenn wir das Objekt erstmals abrechnen,
aktuelle Übersicht über die vorhandenen Wohnungen beziehungsweise sonstigen Einheiten,
Namen der Mieter sowie Ein- und Auszugsdaten bei Mieterwechseln,
Wohn- oder Nutzflächen und gegebenenfalls weitere vereinbarte Umlageschlüssel,
sämtliche Rechnungen, Gutschriften und Korrekturen des Abrechnungsjahres,
vollständige Heizkostenabrechnung eines externen Messdienstes, soweit vorhanden,
Zählerstände einschließlich Zählernummern und Ablesedaten,
Angaben zu Zählerwechseln,
die im Abrechnungsjahr anzurechnenden Betriebskostenvorauszahlungen,
Hinweise auf Leerstand, Eigennutzung, Gewerbe oder sonstige Besonderheiten,
Angaben zu Kosten, die nur einer bestimmten Einheit zugeordnet werden sollen,
eine kurze Übersicht über alle Änderungen gegenüber dem Vorjahr.
Nicht jedes Objekt benötigt sämtliche dieser Angaben. Ein Mehrfamilienhaus mit zentraler Heizkostenabrechnung benötigt andere Unterlagen als ein kleines Objekt ohne Verbrauchszähler.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Unterlagen für Ihre Liegenschaft benötigt werden, können wir dies vor der eigentlichen Bearbeitung mit Ihnen abstimmen.
Rechnungen: Vollständigkeit ist wichtiger als perfekte Dateinamen
Bei den Kostenbelegen ist Vollständigkeit wichtiger als eine perfekte Ablagestruktur.
Ideal sind die Original-PDF-Dateien der Versorger und Dienstleister. Ein gut lesbarer Scan ist ebenfalls völlig ausreichend.
Auch Smartphonefotos können verwendet werden. Wichtig ist dann, dass die komplette Seite scharf und ohne abgeschnittene Ränder erkennbar ist.
Eine sinnvolle Dateibezeichnung wie
2025-03-14_Stadtwerke_Wasser.pdf
erleichtert natürlich die Bearbeitung. Niemand muss aber sämtliche Rechnungen zunächst nach einem bestimmten Schema umbenennen.
Entscheidend ist, dass die Belege vollständig sind und dem richtigen Objekt beziehungsweise Sachverhalt zugeordnet werden können.
Betrifft eine Rechnung mehrere Objekte oder entfällt nur ein Teil des Rechnungsbetrags auf die abzurechnende Liegenschaft, sollte dies kurz vermerkt werden.
Heizkostenabrechnung und Zähler vollständig übergeben
Wird die Heizkostenabrechnung von einem externen Messdienst erstellt, benötigen wir möglichst das vollständige Abrechnungspaket.
Nur die einzelnen Abrechnungsseiten der Mieter reichen dafür in der Regel nicht aus. Wir benötigen auch die Gesamtkostenaufstellung und die Nutzerübersicht. Nur so lässt sich nachvollziehen, welche Gesamtkosten verarbeitet und wie diese auf die einzelnen Nutzer verteilt wurden.
Bei Wasser- oder sonstigen Verbrauchszählern sollte eindeutig erkennbar sein, welcher Zähler zu welcher Einheit oder welchem Gebäudeteil gehört.
Hilfreich sind insbesondere
Zählerart,
Zählernummer,
Anfangsstand und Datum,
Endstand und Datum sowie
gegebenenfalls ein Ableseprotokoll oder Foto.
Bei einem Zählerwechsel benötigen wir zusätzlich das Datum des Austauschs sowie die jeweiligen Ausbau- und Einbaustände. Werden Anfangs- und Endstand ohne weiteren Hinweis aus zwei unterschiedlichen Zählern übergeben, lässt sich der Verbrauch nicht ohne Rückfrage nachvollziehen.
Vorauszahlungen: Abweichungen kenntlich machen
Für die Betriebskostenabrechnung muss nachvollziehbar sein, welche Betriebskostenvorauszahlungen im betreffenden Zeitraum anzurechnen sind.
Wenn ein Mieter zwölf Monate lang denselben Betrag gezahlt hat und es keine Besonderheiten gab, genügt beispielsweise eine einfache Angabe wie:
12 × 250 Euro Betriebskostenvorauszahlung, keine Abweichungen.
Besonders gekennzeichnet werden sollten dagegen:
Änderungen der Vorauszahlung im laufenden Jahr,
Unter- oder Überzahlungen,
Rückerstattungen,
Zahlungen für Abrechnungssalden früherer Jahre,
sonstige Zahlungen, die nicht zur laufenden Betriebskostenvorauszahlung gehören.
Je eindeutiger solche Abweichungen angegeben werden, desto weniger einzelne Zahlungsvorgänge müssen später rekonstruiert werden.
Wie sollten die Unterlagen übergeben werden?
Wir können die Unterlagen sowohl digital als auch in Papierform übernehmen. Für den Bearbeitungsaufwand ist dabei nicht allein entscheidend, in welcher Form die Unterlagen kommen, sondern vor allem, wie vollständig und geordnet sie vorliegen.
Bei einer digitalen Übergabe ist keine spezielle Software notwendig. Ein normaler Ordner reicht vollkommen aus. Sinnvoll wäre beispielsweise folgende grobe Struktur:
01 Vorjahresabrechnung
02 Mieterdaten und Änderungen
03 Kostenbelege
04 Heizung und Wasser
05 Zählerstände
06 Vorauszahlungen
07 Sonstige Besonderheiten
Eine perfekte buchhalterische Sortierung erwarten wir weder digital noch auf Papier. Papierunterlagen müssen auch nicht erst von Ihnen digitalisiert werden. Ein vollständig sortierter Papierordner kann im Einzelfall weniger Aufbereitungsaufwand verursachen als eine große Zahl unsortierter digitaler Dateien.
Wichtiger ist, dass die Unterlagen möglichst vollständig, nachvollziehbar geordnet und zusammenhängend übergeben werden. Je weniger vor der eigentlichen Abrechnung noch digitalisiert, sortiert, zugeordnet oder rekonstruiert werden muss, desto geringer ist dieser zusätzliche Aufbereitungsaufwand.
Wenn zunächst ein Teil der Rechnungen kommt, einige Wochen später weitere Belege per E-Mail folgen und anschließend einzelne Informationen zu Mietern oder Zählern nachgereicht werden, muss der vorhandene Datenbestand immer wieder neu abgeglichen werden.
Eine möglichst vollständige Übergabe zu Beginn reduziert diesen Aufwand deutlich.
Was bedeutet eine gute Vorbereitung für die Kosten?
Die Anzahl der Wohnungen, einen Mieterwechsel oder ein komplizierteres Zählersystem können Sie durch eine bessere Ablage natürlich nicht verändern.
Sie können aber beeinflussen, wie viel Zeit zunächst für das Digitalisieren, Sortieren, Zuordnen und Rekonstruieren der Unterlagen benötigt wird. Ein sortierter Papierordner verursacht dabei einen anderen Aufwand als unsortierte Papierbelege. Genauso macht es einen Unterschied, ob digitale Dateien strukturiert in einem Ordner oder ungeordnet über viele E-Mails verteilt übergeben werden.
Besonders hilfreich sind deshalb:
vollständige und gut lesbare Belege,
eine kurze Übersicht aller Änderungen,
nachvollziehbare Betriebskostenvorauszahlungen,
eindeutige Zählerangaben,
vollständige Vorjahresunterlagen bei neuen Objekten,
eine möglichst zusammenhängende Übergabe,
gebündelte Antworten auf noch offene Rückfragen.
Damit reduzieren Sie genau den Teil des Aufwands, den Sie selbst beeinflussen können.
Umgekehrt gilt aber auch: Wenn Sie keine vollständig sortierte Ablage haben, ist das kein Ausschlusskriterium.
Wir können die notwendige Aufbereitung grundsätzlich mit übernehmen. Bei der Angebotserstellung berücksichtigen wir dann lediglich, dass neben der eigentlichen Betriebskostenabrechnung zusätzliche Vorarbeiten erforderlich sind.
Betriebskostenabrechnung durch Hausverwaltung Dose erstellen lassen
Hausverwaltung Dose erstellt Betriebskostenabrechnungen für Vermieter auch als eigenständige Leistung. Eine laufende Mietverwaltung durch uns ist dafür nicht erforderlich.
Der konkrete Preis richtet sich nach dem Objekt, dem gewünschten Leistungsumfang, vorhandenen Besonderheiten und dem Zustand der übergebenen Unterlagen.
Wenn Sie uns die Anzahl der Einheiten, eine kurze Beschreibung des Objekts und den vorhandenen Stand der Unterlagen mitteilen, können wir den voraussichtlichen Aufwand einschätzen und Ihnen ein individuelles Angebot erstellen.
Sind Sie sich nicht sicher, welche Unterlagen benötigt werden, können Sie uns ebenfalls zunächst ansprechen. Wir teilen Ihnen dann mit, welche Informationen wir für die Abrechnung Ihres Objekts benötigen.
