Belegeinsicht bei der Betriebskostenabrechnung: Was Vermieter vorlegen müssen

Nach dem Versand einer Betriebskostenabrechnung kommt es regelmäßig vor, dass Mieter einzelne Kostenpositionen nachvollziehen möchten und Einsicht in die zugrunde liegenden Belege verlangen. Für Vermieter stellt sich dann vor allem die Frage, welche Unterlagen tatsächlich vorzulegen sind und in welcher Form die Belegeinsicht erfolgen muss.

Seit dem 1. Januar 2025 ist das Recht auf Belegeinsicht ausdrücklich in § 556 Abs. 4 BGB geregelt. Gleichzeitig wurde die praktische Abwicklung deutlich vereinfacht: Vermieter dürfen die Belege elektronisch bereitstellen. Ein Termin mit einem Papierordner ist damit grundsätzlich nicht mehr erforderlich.

Belegeinsicht ist Teil der Prüfung der Abrechnung

Die Betriebskostenabrechnung und die dazugehörigen Belege sind voneinander zu unterscheiden. Eine Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter die angefallenen Kosten und deren Verteilung nachvollziehbar darstellen. Rechnungen, Zahlungsnachweise und weitere Abrechnungsunterlagen müssen dagegen nicht bereits zusammen mit jeder Abrechnung verschickt werden.

Verlangt der Mieter anschließend Belegeinsicht, muss der Vermieter ihm die Prüfung der zugrunde liegenden Kosten ermöglichen. Dafür braucht der Mieter nicht zunächst nachzuweisen, dass die Abrechnung wahrscheinlich falsch ist.

Eine fehlende oder noch nicht durchgeführte Belegeinsicht macht eine ansonsten formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung nicht automatisch unwirksam. Sie kann aber erhebliche Auswirkungen auf die Durchsetzbarkeit einer Nachforderung haben, wenn der Vermieter eine berechtigt verlangte Einsicht nicht gewährt.

Seit 2025 können Vermieter die Belege elektronisch bereitstellen

Bis Ende 2024 war die Rechtsprechung noch stark von der Einsicht in vorhandene Originalunterlagen geprägt. Der Bundesgerichtshof hatte 2021 entschieden, dass ein Mieter grundsätzlich Einsicht in die Originalbelege verlangen konnte.

Diese Ausgangslage hat sich seit dem 1. Januar 2025 geändert. § 556 Abs. 4 BGB bestimmt nun ausdrücklich, dass Vermieter die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege elektronisch bereitstellen dürfen. Der Gesetzgeber wollte damit gerade vermeiden, dass für die Belegeinsicht zwingend ein Vor-Ort-Termin erforderlich ist.

Für Vermieter ist das praktisch relevant. Papierunterlagen können eingescannt und anschließend elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Damit lässt sich eine Belegeinsicht heute in vielen Fällen per E-Mail oder über eine andere geeignete digitale Bereitstellung abwickeln. Entscheidend bleibt, dass die Unterlagen vollständig und lesbar sind und eine tatsächliche Prüfung der abgerechneten Kosten ermöglichen.

Welche Unterlagen gehören zur Belegeinsicht?

Der Umfang der Belegeinsicht richtet sich danach, welche Unterlagen erforderlich sind, um die betreffende Betriebskostenposition nachvollziehen zu können. Ein pauschaler Anspruch auf sämtliche Unterlagen des Vermieters besteht nicht.

Rechnungen, Gebührenbescheide und Abrechnungen

Ausgangspunkt sind regelmäßig die Unterlagen, aus denen die angesetzten Kosten hervorgehen. Bei Wasserkosten kann dies beispielsweise die Wasser- und Abwasserabrechnung sein, bei Grundsteuer der entsprechende Bescheid und bei Versicherungen die Beitragsrechnung. Bei Heizkosten kommen insbesondere Energieabrechnungen und die Unterlagen des Messdienstleisters hinzu.

Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist die WEG-Jahresabrechnung häufig ein wichtiger Ausgangspunkt für die Betriebskostenabrechnung. Verlangt der Mieter anschließend Nachweise zu einer bestimmten Kostenposition, sollte sichergestellt sein, dass auch die dafür erforderlichen Abrechnungsunterlagen der Gemeinschaft verfügbar sind.

Auch Zahlungsbelege können verlangt werden

Eine häufige Fehleinschätzung besteht darin, dass für die Belegeinsicht ausschließlich die jeweilige Rechnung benötigt wird.

Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 9. Dezember 2020 – VIII ZR 118/19 – klargestellt, dass das Einsichtsrecht auch die zugehörigen Zahlungsbelege umfassen kann. Der Mieter soll damit überprüfen können, ob und in welcher Höhe die abgerechneten Kosten tatsächlich bezahlt wurden.

Ein besonderes Misstrauen gegenüber dem Vermieter muss der Mieter dafür nicht begründen. Nach Auffassung des BGH genügt sein allgemeines Interesse daran, die Betriebskostenabrechnung kontrollieren zu können. Das gilt unabhängig davon, ob der Vermieter nach dem Abflussprinzip oder nach dem Leistungsprinzip abrechnet.

Für Vermieter folgt daraus eine einfache praktische Konsequenz: Rechnungen und die dazugehörigen Zahlungen sollten so dokumentiert werden, dass sich beide später noch eindeutig einander zuordnen lassen.

Muss auch ein Hausmeister- oder Dienstleistungsvertrag vorgelegt werden?

Hier kommt es stärker auf den konkreten Einzelfall an. Nicht jede Nachfrage des Mieters führt automatisch dazu, dass sämtliche Verträge, Leistungsverzeichnisse und Unterlagen eines Dienstleisters herausgegeben werden müssen.

Entscheidend ist, welche Kosten der Vermieter selbst gegenüber dem beauftragten Unternehmen schuldet und welche Unterlagen erforderlich sind, um genau diese Kostenposition zu prüfen. Der BGH hat 2021 klargestellt, dass ein Mieter nicht generell Einsicht in Vertragsunterlagen zwischen einem vom Vermieter beauftragten Unternehmen und dessen Subunternehmer verlangen kann. In besonderen Konstellationen, etwa bei eng verbundenen Gesellschaften, kann die Prüfung aber weiter reichen.

Bei einer Hausmeisterposition kann außerdem der Leistungsumfang relevant sein, wenn geklärt werden soll, welche Tätigkeiten als Betriebskosten angesetzt wurden und ob darin gegebenenfalls nicht umlagefähige Verwaltungs- oder Instandhaltungsarbeiten enthalten sind. Eine pauschale Ablehnung ist deshalb ebenso wenig sinnvoll wie die ungeprüfte Herausgabe sämtlicher Unterlagen.

Bei verbrauchsabhängigen Kosten kann die Einsicht weiter reichen

Besondere Bedeutung hat die Belegeinsicht bei Heiz-, Wasser- oder anderen verbrauchsabhängigen Kosten.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass ein Mieter unter bestimmten Voraussetzungen auch Einsicht in Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer eines gemeinsam versorgten Gebäudes verlangen kann. Dadurch soll er beispielsweise prüfen können, ob der ausgewiesene Gesamtverbrauch mit den erfassten Einzelverbräuchen plausibel übereinstimmt und ob die Kostenverteilung nachvollziehbar ist. Ein besonderes vorheriges Misstrauen gegen die Abrechnung ist dafür nicht erforderlich.

Gerade bei auffälligen Verbrauchssprüngen oder Rückfragen zu einer Heizkostenabrechnung sollte daher nicht nur die eigentliche Einzelabrechnung betrachtet werden. Entscheidend ist, welche Unterlagen für die Prüfung des beanstandeten Abrechnungsschritts benötigt werden.

Was passiert mit einer Nachforderung, solange die Belegeinsicht fehlt?

Eine berechtigte Belegeinsicht sollte nicht unbeantwortet bleiben.

Der Bundesgerichtshof gesteht dem Mieter ein temporäres Leistungsverweigerungsrecht zu, solange ihm eine berechtigterweise verlangte Belegeinsicht nicht gewährt wird. Der Vermieter kann eine Betriebskostennachforderung damit nicht ohne Weiteres durchsetzen und gleichzeitig die Unterlagen zurückhalten, die der Mieter für deren Prüfung benötigt.

Die Nachforderung verschwindet dadurch allerdings nicht. Wird die Belegeinsicht ordnungsgemäß ermöglicht und erweist sich die Abrechnung als richtig, kann die Forderung weiterhin bestehen.

Für Vermieter ist es deshalb meist sinnvoller, eine nachvollziehbare Beleganforderung kurzfristig zu bearbeiten, statt zunächst über die Zahlung der Nachforderung zu streiten.

Nicht jede Beanstandung macht eine Abrechnung falsch

Die Belegeinsicht gibt dem Mieter die Möglichkeit, die Abrechnung zu kontrollieren. Sie bedeutet nicht, dass jede anschließend erhobene Beanstandung automatisch berechtigt ist.

Gerade bei größeren Kostensteigerungen sollte zwischen verschiedenen Fragen unterschieden werden: Ist der Betrag tatsächlich angefallen? Ist die betreffende Kostenart grundsätzlich umlagefähig? Ist der verwendete Umlageschlüssel richtig? Und gibt es konkrete Anhaltspunkte dafür, dass gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot verstoßen wurde?

Die bloße Höhe einer Kostenposition reicht nicht automatisch aus, um die Betriebskostenabrechnung zu Fall zu bringen. Die Belege schaffen aber die Grundlage dafür, die betreffende Position sachlich zu prüfen.

Für Vermieter lohnt sich eine vollständige Ablage schon vor der Abrechnung

Eine Belegeinsicht ist deutlich einfacher zu bearbeiten, wenn die Unterlagen nicht erst nachträglich zusammengesucht werden müssen.

Rechnungen sollten dem richtigen Abrechnungsjahr und der jeweiligen Kostenposition zugeordnet sein. Zahlungsnachweise sollten nachvollziehbar mit der zugehörigen Rechnung verbunden werden können. Bei Hausmeister-, Reinigungs- oder Wartungsverträgen sollte erkennbar sein, welche Leistungen vereinbart wurden. Bei Heizkosten sollten Energieabrechnung und Abrechnung des Messdienstleisters zusammenpassen.

Wer eine Betriebskostenabrechnung erstellen lässt, sollte diese Unterlagen möglichst bereits bei der Erstellung vollständig zusammenstellen. Das erleichtert nicht nur die Abrechnung selbst, sondern auch spätere Rückfragen des Mieters.

Vermieter können uns auch unabhängig von einer laufenden Mietverwaltung mit der Erstellung ihrer Betriebskostenabrechnung beauftragen. Die hierfür benötigten Kosten, Vorauszahlungen und Abrechnungsunterlagen werden dabei strukturiert zusammengeführt. Gerade wenn später Belegeinsicht verlangt wird, zahlt sich eine nachvollziehbare Dokumentation aus.

Häufige Fragen

Muss ich meinem Mieter alle Belege automatisch mit der Betriebskostenabrechnung schicken?

Nein. Die Belege müssen grundsätzlich nicht automatisch zusammen mit jeder Betriebskostenabrechnung versandt werden. Verlangt der Mieter anschließend Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege, muss ihm diese aber ermöglicht werden. Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Vermieter die Unterlagen elektronisch bereitstellen.

Muss ich Zahlungsbelege vorlegen oder reicht die Rechnung?

Auch Zahlungsbelege können vom Einsichtsrecht erfasst sein. Der BGH hat ausdrücklich entschieden, dass neben Rechnungen auch die dazugehörigen Zahlungsnachweise zur Kontrolle der abgerechneten Kosten verlangt werden können. Ein besonderes Interesse oder ein konkreter Manipulationsverdacht muss dafür nicht dargelegt werden.

Kann der Mieter weiterhin auf Einsicht in Papieroriginale bestehen?

Seit dem 1. Januar 2025 ist der Vermieter gesetzlich berechtigt, die Abrechnungsbelege elektronisch bereitzustellen. Die ältere Rechtsprechung zur Einsicht in Originalunterlagen beschreibt deshalb nicht mehr allein die heutige Rechtslage. Ein allgemeiner Anspruch auf eine Belegeinsicht ausschließlich anhand von Papieroriginalen besteht damit nicht mehr in derselben Form. Besondere Umstände des Einzelfalls können gesondert zu prüfen sein.

Muss ich dem Mieter den Hausmeistervertrag vorlegen?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist, ob der Vertrag oder eine andere verlangte Unterlage für die Prüfung der konkret abgerechneten Kosten erforderlich ist. Ein genereller Anspruch auf sämtliche Vertragsunterlagen oder auf Unterlagen eines Subunternehmers besteht nicht.

Darf der Mieter die Betriebskostennachzahlung zurückhalten, bis er die Belege gesehen hat?

Bei einer berechtigt verlangten, aber nicht gewährten Belegeinsicht kann dem Mieter ein temporäres Leistungsverweigerungsrecht hinsichtlich der Betriebskostennachforderung zustehen. Wird die Einsicht anschließend ordnungsgemäß ermöglicht, bedeutet dies jedoch nicht, dass eine sachlich richtige Nachforderung dauerhaft entfällt.

Rechtsgrundlagen und Stand

Für Wohnraummietverhältnisse ist das Recht auf Belegeinsicht seit dem 1. Januar 2025 ausdrücklich in § 556 Abs. 4 BGB geregelt. Danach hat der Vermieter auf Verlangen Einsicht in die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegenden Belege zu gewähren und ist berechtigt, diese elektronisch bereitzustellen. Die Regelung wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz eingeführt.

Wesentliche Entscheidungen des Bundesgerichtshofs sind insbesondere VIII ZR 118/19 zur Einsicht in Zahlungsbelege, VIII ZR 66/20 zur früheren Rechtslage bei Originalbelegen, VIII ZR 102/21 und VIII ZR 114/21 zur Reichweite der Belegeinsicht bei eingeschalteten Dienstleistungsunternehmen sowie VIII ZR 189/17 zu Einzelverbrauchsdaten und zum Leistungsverweigerungsrecht bei verweigerter Belegeinsicht.

Rechtsstand: 5. Oktober 2026.